假如运动方案在交际淡季举行，你可以先试着投递一份不含运动举行日期的约请卡。假如运动在外洋举行，则可以邮寄一张有运动举行所在图片的明信片，下面写上你希冀着在那边与他们晤面的话，并写明运动日期和其他相干信息。别的一个办法是寄送一份兴趣函件或约请卡，比方在一个以安慰贩卖为目标嘉奖运动中，你可以在约请信或约请卡上画上或印上一个雪铲阁下写着一行笔墨“不要被忘记在冰冷中”，要留意注嫡期、工夫等细致信息。至于运动举行所在和着装要求可当前来再关照。这种办法关于一切的特别运动都有很好的结果，包罗种种颁奖仪式。它会使人们对你的运动充溢“盼望”。
　　假如你在未写明运动举行日期的约请卡或函件中阐明正式约请信将在某个日期寄到的话，你就要包管肯定做到。它表现的是你所代表公司的事情作风——信守答应。试想一下，假如你收到约请信的工夫比答应的晚了一个月，你会怎样想？一定会以为这家公司缺乏专业本质。以是，当约请函件上签上你公司总司理的名字收回后，你肯定要实行下面的答应。
　　在对方收到约请信并复兴后，运动的宁静通畅证（社会名士到场运动的看失掉的身份证）大概门票要实时寄出，以便主人有充足的工夫收取。在ー些运动中，主人必需出示宁静通畅证、约请信大概门票才干获许进入，固然前台也有一份正式的主人名单，但如许做可以增加拥堵，增加主人列队期待的工夫。
　　为了取得餐饮上的包管，依据正确的人数来调解预算，你必需要求主人在某个日期之前做出复兴，还要布置职员打跟进德律风以确认列席状况。打跟进德律风同时照旧一个确认能否存在姓名或地点变化的好机遇。
　　在布置印刷数目时，要包管每对匹俦一份请帖、每位主人―份座位卡和一份菜单：实践印刷量要稍多于估计数目，而且要留出充足的印刷工夫。出于某些缘故原由，印刷商一样平常都要求周围的工夫。固然，你必需先理解明白 他们能否有才能定时地、保质保量地完成义务。你必要定时地给他们送去照相原版，并包管公司标记所用颜色正确无误。要先把信封印制出来，如许就可以开端写地点了。假如预算容许的话，则可以延聘一位书法家来写，人们一样平常会起首翻开手写的请帖，它们给人的印象较之那些印在标签或信封上的约请要深入得多。
　　不论是你亲身寄出这些函件，照旧交给邮局，别忘了寄给本人一份，以便检测能否会呈现题目。收到约请信后査看一下实践寄出工夫。假如你把邮寄事件交给邮局处置，并明白了确切的邮寄工夫，那么一旦出了题目，邮寄给自 己的这封便是无力的证据。假如你的函件没有定时收到，那就要开端给主人打德律风，看看他们能否曾经收到了约请信。邮递历程中大概会出一些题目， 大概这些函件还在某团体的办公桌上未被寄出。要是主人在运动举行的前 几天赋收到约请信，那么会给他们形成肯定的难，很大概因无法改动既定的方案而无法列席。别的，还会形成更坏的后果，这些主人会以为本人是被排在名单上的，是最初的替补队员，而同时，估量你这个运动筹划者的饭碗也保不住了。
　　理解一下一类邮件的投递布置表。地域寄送函件必要的最短和最永劫间辨别是几多？留意，日程表上的工夫大概会产生改动。别的,一年中差别的工夫也会对邮寄发生影响，如假期中寄送的约请信很大概会产生延误。因而，在开端做运动筹划时就要去外地邮局确认一下。假如必要，则应同时检査国际邮件递送布置表。
　　理解一下一类邮件的邮资。国际邮件的邮费与地方的有很大差别。确保国际邮件与地方邮件离开投递,并按准确邮资免费。超大的和不规矩外形的 函件必要付出分外的用度。最好先带一个样本已往，看看能否凌驾尺度巨细和分量。
　　理解一下三类邮件的投递布置表。最短和最长的邮寄工夫辨别是几多？邮费又是几多？ 假如必要，不但要查对地方邮件，还需查对国际邮件投递布置表。如舉计划接纳三类邮件投递方法，就要依据投递线路状况做出响应的工夫调解。通常，寄送的邮件到达肯定的数目才可以享用此项办事。异样，国际邮件、超大邮件和外形不规矩的邮件必要付出分外的邮费。最好是带个样本已往，以确保约请信没有凌驾尺度的巨细和分量。